Posle prvog članka Upravljanje digitalnim projektima, koji govori o digitalnim projektima uopšteno, u ovom članku razmatramo pojedinačne faze digitalnog projekta, koje su uobičajene za većinu projekata. U narednom članku govorimo u osobenostima digitalnih projekata kao što su npr. uvođenje novog sistema, kontinuirano dalje projektovanje i mali projekti.
Razlikujemo ukupno pet fazakod digitalnih projekata kao i jedan administrativni deo.

  1. Inicijalizacija projekta
  2. Detaljan koncept (setup projekta)
  3. Realizacija
  4. Testiranje
  5. Prelaz u radni režim
  6. Projektno administrativna inicijalizacija

 

Projektne faze digitalnog projekta

Projektne faze digitalnog projekta

  1. 1. Inicijalizacija projekta

Prvi korak je kod većine stvari ujedno i najteži. Ovo važi i za prvu fazu digitalnog projekta. Često joj se ne poklanja dovoljno pažnje, što će reći da je najmanje opisana, analizirana i aktivno sprovođena unutar preduzeća.

Ova faza daje odgovore na sledeća pitanja: kako nastaju ideje za nove IT projekte, kako se one procenjuju i koje se sprovode dalje?

Kod ove faze razlikujemo i četiri podfaze:

  •  Nastanak ideje: ovaj korak označava identifikovanje slučaja korišćenja (use cases) novih sistema. Use cases nisu nikakve funkcije ili sistemi, ali su prikazani uz pomoć sistema.
  •  Ocenjivanje ideje: posle nastanka ideja izrađuje se lista sa idejama. Ideje u ovom obliku još uvek ne mogu da se koriste i primenjuju, pa zbog toga moraju biti ocenjene i svedene na određenu meru. Na taj način nastaju grubi koncepti. Već je ovde neophodan pažljiv izbor, jer stvaranje grubog koncepta obavezuje na resurse, a oni su investicija.
  •  Grubi koncepti: jedan od najvažnijih zadataka ove podfaze jeste opis novih investicija. U ovoj podfazi nastaju koncept visokog nivoa i use cases. Osim toga diskutuje se sa IT odeljenjem o mogućem rešenju i procenjuju se troškovi.
  •  Izbor grubih koncepata: ovde je neophodna odluka menadžmenta kako bi se odredili projekti od najvišeg strateškog značaja i sa najvećom zaradom. Vrši se filtriranje onih grubih koncepata, koji će zaista biti dalje vođeni. Ostali idu na čekanje, kako bi se realizovali kasnije ili nikad.

  1. Detaljan koncept (setup projekta)

U zavisnosti od toga koliko je neki projekat hitan, ova faza može različito dugo da traje i direktno prelazi u fazu realizacije. Međutim, ona često traje veoma kratko, pri čemu bi trebalo dobro razmisliti. Jer ukoliko se tačnije definiše novo programiranje, utoliko pre će realizacija i testiranje predstavljati try-and-error postupak nego ciljano upravljanje izradom. Ovu odluku treba donositi za svaki projekat pojedinačno.

I ova faza ima podfaze: detaljan koncept u užem smislu i priprema projekta.

  •  U detaljnom konceptu se definišu i evidentiraju sve potrebne tačke za ispravnu procenu troškova i planiranje projekta.
  • – Ovde treba računati na veće investicije, jer koncepcioni tim obuhvata vođe projekata, stručna odeljenja, IT i eventualno eksterno znanje (analize tržišta ili eksterno IT znanje)
  • – Cilj ove podfaze je stručno definisanje svih uloga, procesa i slučaja korišćenja i shodno tome pravljenje specifikacije proizvoda. Ovo je interaktivni proces.

Tek kada menadžment ima jasnu sliku o troškovima i naporima za potencijalni projekat, može da odluči da li će zaista realizovati projekat.

Detaljan koncept je ponekad najvažniji korak u procesu i zahteva najviše spretnosti. Potrebno je od stručnih odeljenja prikupiti informacije o novim programiranjima, o kojima ni sama odeljenja nemaju još tačnu predstavu. Istovremeno te informacije treba konkretizovati tako, da potom programeri tačno shvataju, šta se traži.

U mnogim slučajevima projekti se posle ove faze zaustavljaju, ako detaljni zahtevi pokažu da je projekat suviše skup i obiman.

Ovde se takođe definišu test case-ovi, koji se kasnije testiraju i u cilju pripreme prilagođavaju za prelaz u radni režim.

  •  Priprema projekta – Kada se menadžment odlučio za projekat, projekat treba pripremiti za realizaciju.

Setup definiše sledeće zadatke:

  • – Tim: Šta radi sam tim i pomoću kojih resursa? (interno, eksterno)
  • Make or buy: Šta se kupuje i za šta se angažuju stručnjaci spolja (outsourcing)?
  • – Vreme: Koje vreme stoji na raspolaganju za projekat?
  • – Projektna dokumentacija: Kako treba da se odvijaju pojedinačni koraci, raspodeli budžet i šta treba da budu prvi rezultati?
  • – Upravljački komitet: Kako je moguće donositi odluke u hodu i nadgledati napredak projekta?

Od ovog momenta ne samo da je jasno šta treba da se radi, već je propisano i na koji način treba raditi, kome je zadatak dodeljen, koliko vremena je predviđeno za to i koliki budžet stoji na raspolaganju. Tek sada ima smisla pristupiti realizaciji projekta.

  1. Realizacija

U ovoj fazi projekat se sprovodi u delo. U zavisnosti od veličine projekta i filozofije preduzeća definiše se način izrade.

Pored toga definišu se termini isporuke određenih komponenti i dostupnosti finalnog proizvoda. Važan izazov novih IT projekata je uticaj na veliki broj postojećih sistema, pri čemu je potrebno prilagoditi svaki od njih, a posebno interfejs.

IT resursi počinju sa programiranjem. Usled nedoumica IT-a ili problema oko rešenja, na sva dodatna pitanja se odgovara u određenim ciklusima. Ova faza predstavlja odlučujući korak u programiranju. Već ovde se može mnogo uštedeti na izradi, jer su prepoznatljiva rana odstupanja od željenog rezultata.

Zaposleni na digitalnim projektima bi za ovo trebalo da izdvoje dovoljno vremena i da se pobrinu za to da se koriste ciklusi za sva dodatna pitanja. Osim toga treba uzeti u obzir ne samo kulturne razlike između stručnih odeljenja i IT-a, već i između nemačkih naručilaca posla i indijskog proizvođenja. 
Ako je programiranje dalje napredovalo, otpočinju funkcionalni testovi. Oni predstavljaju kontrolu proizvoda i pokazuju da li pojedinačna rešanja imaju smisla, da li funkcionišu dugmići itd. Funkcionalni test spada još uvek u fazu programiranja, pošto je moguće i eksterno programiranje softvera. Pre sprovođenja integracije u sredinu potrebno je prilagoditi važne funkcije.

  1. Testiranje

Ako je pređen i poslednji korak u okviru proizvodnje, moguće je sve softverske pakete postaviti u jednu zajedničku sredinu i potom ih povezati.

Zatim otpočinju integracijski testovi. Na taj način se proverava da li funkcionišu svi prenosi podataka i da li su sistemi performantni, a putem regresionog testa proverava se da li je poremećen rad nekih već postojećih funkcija.

Kada su ovi testovi završeni, može se početi sa pripremanjem sredine testiranja za end-2-end testove (e2e). Za to je potrebno urediti naloge, staviti na raspolaganje podatke testiranja, podesiti vreme kao i use cases (test cases) zajedno sa sistemima za praćenje. Posle toga stručna odeljenja mogu da sprovode e2e-testove i testove prihvatljivosti. Paralelno sa tim, IT može da sprovodi regresioni test, kako bi proverili da li postojeće funkcije i dalje funkcionišu.

Ako su ispitane sve važne funkcije, a prihvatljivost potvrđena, sledi prelaz na radni režim.

  1. Prelaz na radni režim

Iako se ova projektna faza često zanemaruje, ona je od elemantarne važnosti za stvarnu primenu sistema i ne sme biti zaboravljena. Uprkos tome u mnogim slučajevima prelaz u radni režim se jednostavno ignoriše.

U fazi prelaza na radni režim definiše se način uvođenja sistema sa tehničke strane (tehnički prelaz na radni režim) i stručne strane (stručni prelaz u radni režim).
Budući korisnici dobijaju materijal za obuku i bivaju obučeni. Određuju se vreme ubacivanja podataka i prelaznih faza. Pogotovo kod parcijalnih rešenja tačno se definiše, koje su pomoćne metode (workaround-ovi) potrebne, kako bi se softver u potpunosti koristio.

Značaj ove faze jeste u tome, da se pri uvođenju spreči da korisnicima predati procesi odjednom više ne funkcionišu, suviše sporo rade ili da se rano otkrije kada se sistem ponaša drugačije nego što je predstavljen korisnicima.

  1. Administracija (planiranje, menadžment und optimizacija)

Prelazom na radni režim projekat je završen, a inovacija plasirana na tržištu.
Ceo ovaj postupak kroz projekat prati administrativna starnica. Tu se projekat planira, definišu se i postaju opipljivi budžet, vreme, resursi i ključni indikatori efikasnosti (KPI). Njih je potrebno kontinuirano pratiti i izveštavati o njima. Po završetku projekta trebalo bi sve podatke o projektu vrednovati preko admin stranice i staviti ih na raspolaganje za nove procese učenja.
Ovo vrednovanje projekta zahteva velika ulaganja i iznosi između 15 i 20 procenata celukpne vrednosti projekta.

U naredna četiri članka objasnićemo, koje se razlike prikazuju u sadržaju kada je potrebno rešiti jedan od sledećih problema:

  • Uvođenje novog sistema
  • Zamena postojećeg sistema novim
  • Nove funkcije za postojeći sistem
  • Mali projekti do 40.000 odnosno 50.000 evra