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Excel-Liste digitalisieren – z. B. mittels einer Web-Applikation

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Excel wird gerne verwendet

Excel ist ein überragendes und vielseitig einsetzbares Tool, mit dessen Hilfe User schnell Reports, Checklisten, Texte, Business Cases und viele andere Use Cases abbilden können.

Der unkomplizierte Zugang, die einfache Nutzung und die hohe Flexibilität sind einige der Gründe, weshalb Excel für all diese Fälle verwendet wird.

Denn der Nutzen steht außer Frage, egal ob bezüglich Struktur, Dokumentation, Reporting oder Planung. Schnell können Prozesse in die richtige Richtung gelenkt und dadurch effizienter gestaltet werden.

Häufig wird hierbei aber vergessen, dass sich all diese Vorteile nur unter bestimmten Rahmenbedingungen voll entfalten können. Jeder User, der Excel häufig verwendet, weiß, dass dieses sehr gute Tool unter bestimmten Rahmenbedingungen seine Vorteile einbüßen und wichtige Prozesse verlangsamen kann.

 

Am Anfang steht die Excel

Insbesondere aufgrund der Flexibilität, Vielseitigkeit und der einfachen Nutzbarkeit (fast jeder kann mit Excel arbeiten) wird Excel von Beginn an genutzt, um Prozesse zu unterstützen. Sei es, um wie bereits erwähnt ein Reporting, eine Planung oder etwas anderes schnell und effizient zur Verfügung zu stellen.

Da sich Rahmenbedingungen mit der Zeit jedoch ändern bzw. Prozesse stärker genutzt oder wichtiger werden, ändern sich auch die Anforderungen an eine Excel-Liste. Plötzlich werden Funktionen wie Filter benötigt, weitere Personen müssen darauf zugreifen, Daten werden nicht nur für mehrere Monate, sondern über Jahre eingepflegt und vieles andere.

Die Folge: Das flexible Tool wird zu einem Werkzeug entfremdet, indem es zu einer Monstrosität anwächst, deren Management und Empfindlichkeit die Prozesse mehr verlangsamen als unterstützen.

 

Rahmenbedingungen, die eine Excel-Liste überfordern

Die Grenzen einer Excel-Liste sind schnell erreicht, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Folgende Übersicht zeigt, welche Anforderungen dazu führen können, dass eine Excel-Liste nicht mehr effizient genutzt werden kann.

• Paralleler Zugriff: Wenn viele Personen gleichzeitig auf die Excel-Liste zugreifen müssen, entstehen schnell Ineffizienzen. User müssen warten, bis andere User ihre Arbeit erledigt haben. Es muss darauf geachtet werden, dass die Versionen sich nicht überschneiden und keine Eingaben gelöscht werden. Sofern Abfolgen notwendig sind, muss dies durch viel Aufwand koordiniert werden.
• Dezentrale Verteilung: Da sich Strukturen ändern, ändern sich damit auch zwangsläufig die Ordnerverzeichnisse, in denen die Excel-Listen abgelegt werden. Mit der Zeit werden diese umgezogen und immer neu kopiert bzw. erstellt. Somit liegen dann in verschiedenen Ordnern verschiedene Versionen oder alte Versionen sind kaum mehr auffindbar.
• Auswertungen aus verschiedenen Excel-Listen: In vielen Fällen ist es notwendig, dass Excel-Listen dezentral von verschiedenen Usern, Abteilungen oder Unternehmen geführt werden. Dies führt zu zwei Problemen. Einerseits bedürfen Auswertungen bzw. Reports eines gewissen Zeitaufwands. Denn die einzelnen Excel-Listen müssen erst gesammelt, dann synchronisiert und anschließend ausgewertet werden. Daraus folgt das zweite Problem, und zwar dass aufwendige Reports, die über viele User verteilt sind, auch einen hohen Konsolidierungsaufwand erfordern. In vielen Unternehmen arbeiten mehrere Personen, um einen Report aus verschiedensten Excel-Listen zusammenzustellen.
• Standardisierung benötigt: Der Aufwand kann steigen, wenn sich die Eingaben auch inhaltlich unterscheiden. So können in jedes Excel-Feld Kommawerte, Zahlen oder Zeichen eingefügt werden. Man kann das zu Beginn noch begrenzen, da aber jede Excel für sich wieder angepasst werden kann, weichen diese Standards mit der Zeit auf. Spalten und andere Werte werden hinzugefügt und erschweren spätere Auswertungen wieder.
• Übertragung von Daten: Oft müssen Daten von einem System in ein anderes übertragen werden. Auch hier werden häufig Excel-Listen verwendet. Je mehr Daten übertragen werden müssen, desto schneller steigen Fehlerquote und Übertragungszeit.
• Änderungen müssen historisiert werden: Für viele Prozesse ist es notwendig, dass Änderungen erkannt und Personen sowie Zeiten zugewiesen werden und einfach auslesbar sind. Dies ist bei Excel-Listen nur mit viel Aufwand möglich und auch nur in einem bestimmten Maß.
• Daten müssen sicher sein: Ein großes Problem bei Excel-Listen ist zweifelsohne, dass sie hochgradig unsicher sind. Denn eine Excel-Liste kann schnell und einfach gelöscht werden. Zwar können bestimmte Ordner wiederhergestellt werden, aber ggf. sind wichtige Daten dann bereits verloren gegangen und die Arbeit fällt erneut an. Zudem ist aufgrund der oft fehlenden Historisierung möglich, dass auch Daten geändert und partiell gelöscht werden.
• Historische Auswertungen: In vielen Fällen wird versucht, Excel-Listen klein zu halten, weshalb in einem bestimmten Abstand, z. B. alle paar Jahre, eine neue Excel-Liste erstellt wird. Dabei gehen allerdings historische Daten verloren. Denn alte Einträge müssten erst ausgewertet oder angepasst werden, was in vielen Fällen nicht geht. Viele wichtige Informationen gehen mit der Zeit also verloren.
• Unterschiedliche User-Rollen: Die Eingabe und Nutzung von Informationen kann je nach Prozess auch unterschiedliche Rollen erfordern, z. B. wenn User aus verschiedenen Hierarchieebenen oder Abteilungen auf die gleichen Informationen zugreifen sollen. Excel bietet einen Zugang für alle, weshalb die Informationen in verschiedenen Excel-Listen getrennt werden und mit viel Aufwand wieder zusammengestellt werden müssen.

 

Web-Applikation als Excel-Ersatz

Wenn wir hier von einer Applikation sprechen, meinen wir eine Anwendung, die auf einem Server liegt und über den Browser entweder im Intranet oder über das WWW erreicht werden kann.

Hierbei spielt die Größe der Web-Applikation keine Rolle. Sie kann von wenigen hundert Euro bis zu Millionen kosten.

In vielen Fällen denken Unternehmen nicht daran, eine Web-Applikation zu implementieren, weil mit einer Software hohe Kosten und Starrheit verbunden werden.

Eine Web-Applikation per se kann auch klein, schlank und flexibel entwickelt und gehalten werden.

Die Anforderungen an die Applikation definieren, wie groß und flexibel diese sein soll.

 

Vorteile einer Web-Applikation

Die Vorteile einer Web-Applikation beginnen dort, wo die Nachteile der Excel-Liste beginnen. Daher können viele negative Effekte der Excel-Liste durch eine Web-Applikation bzw. Digitalisierung vermieden werden:

• Paralleles Arbeiten: Der Zugriff ist mittels verschiedener User einfach erweiterbar bzw. die Arbeit in verschiedenen Teilen des Systems.
• Eine Quelle: Alle Daten sind in einer Quelle gebündelt, auch wenn diese aus verschiedenen Abteilungen stammen. Auswertung und Nutzung sind damit schnell und einfach möglich.
• Echtzeit-Reports: Sobald die Daten einmal eingegeben sind, stehen sie bereits als Reporting zur Verfügung. Damit entfallen manuelle Schritte wie Kopieren, Bereinigen und Neuzusammenstellen.
• Standardisierte Daten: Da die Eingabe durch den Einzelnen nicht veränderbar ist, können nur die vorgegebenen Informationen mit den definierten Richtlinien eingegeben werden.
• Nutzungshistorie: Alle Log-ins und Änderungen können von einer Applikation aufgezeichnet und dem User zugeordnet werden. Dadurch werden Verläufe einfach sichtbar und alte Zustände können wiederhergestellt werden.
• Freigabeprozesse: Es können Workflows definiert werden, die wichtige Prozessschritte abbilden und diese somit auch dokumentieren.
• Historische Daten: Alte Daten bleiben in der Datenbank und können für zukünftige Auswertungen verwendet werden. Zudem können alte Templates immer wieder kopiert und wiederverwendet werden.
• Individuelle Reports: Je nach Rolle können die Zugänge zu Informationen beschränkt werden. Auf diese Weise können z. B. Teamleiter auf andere Informationen zugreifen als Abteilungsleiter oder Mitarbeiter.
• Automatisierungen: Insbesondere die Datenübertragung von einem System auf ein anderes kann automatisiert werden. Damit können Fehler verringert und die Effizienz kann deutlich gesteigert werden. Auch andere sich wiederholende manuelle Schritte können die Applikationen durchführen und somit den Usern viel unnötigen Aufwand ersparen.
• Sicherheit der Daten: Hier kann je nach Bedarf sichergestellt werden, dass Daten nicht gelöscht werden können oder dass Back-ups Datenverlust verhindern.

 

Nachteile einer Web-Applikation bzw. der Digitalisierung

Die Eigenschaften einer Web-Applikation führen natürlich auch zu diversen Anpassungen, die mit den geplanten Gegebenheiten abgewogen werden müssen:

• Konzeptionsaufwand und Implementierung: Es können in Zukunft nicht einfach Änderungen durch jeden Mitarbeiter durgeführt werden. Es bedarf erst immer eines Konzepts, das die Änderungen aufzeigt und einer Entwickler-Ressource, die diese umsetzt. Damit sind je nach den Änderungen Zeitverzögerungen von einigen Tagen bis zu mehreren Monaten möglich.
• Neue Ressourcen und Know-how: Es werden Entwickler benötigt, welche die Applikation ändern können, Mitarbeiter, die ein Briefing/Anforderungen für die Entwickler erstellen können, und Mitarbeiter, die Tests durchführen können. Dieses Wissen muss erst neu aufgebaut werden, damit eine Applikation reibungslos weiterentwickelt werden kann.
• Hosting und Erreichbarkeit: Die Web-Applikation muss auf einem Rechner/Server oder in der eigenen Firmen-IT betrieben werden, d. h. ggf. müssen Zugriffsrechte, Betreuung und Support definiert und aufrechterhalten werden.
• Testing und Deployments: Änderungen können nicht einfach ad hoc durchgeführt werden, sondern bedürfen erst eines Testings und anschließend eines Deployments (Aufspielen der Änderungen auf das Live-System). Je nach den Sicherheitsanforderungen kann dies zu komplexen Prozessen mit vielen Abteilungen führen. Aber auch bei kleinen Web-Applikationen ohne dedizierte Prozesse müssen Änderungen erst eingespielt werden, was wiederum mit dem Entwickler getimt werden muss.

Wann lohnt sich eine Web Applikation

Anhand der oben aufgeführten Eigenschaften bei Excel und einer Web-Applikation wird deutlich, wann sich eine Web-Applikation lohnt.

Benötigt man hohe Flexibilität mit vielen Änderungen in einem kurzen und kleinen Rahmen ohne hohe Automatisierungseffekte, dann sollte man eine Excel verwenden bzw. bei einer Excel bleiben.

Ähneln sich dagegen die Tätigkeiten in einem stabilen Umfeld, die von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig durchgeführt werden (ist also eine Automatisierung lohnenswert), dann lohnt sich eine Web-Applikation.

Anhand folgender Tabelle können Sie überprüfen, ob Ihre Excel-Liste richtig eingesetzt wird:

	Excel-Liste	Web-Applikation
Zeitliche Dimension (Nutzungszeitraum)	kurz- bis mittelfristige Nutzung/bis zu einem Jahr	6 Monate und mehr
Anzahl Mitarbeiter, die damit arbeiten	wenige, 1 bis 5	ab 3 Mitarbeitern
Anzahl der Reports/Masken	wenige Masken/Reports bzw. Informationen	viele unterschiedliche Masken, Reports oder Informations-Level
Kollaboration	Zugriffe müssen nicht parallel erfolgen.	viele parallele Zugriffe möglich
Zugriffsrechte	Alle Mitarbeiter dürfen alle Informationen sehen.	Je nach Rolle bzw. Level dürfen nur bestimmte Informationen bearbeitet bzw. eingesehen werden.
Änderungen der Prozesse	Prozesse sind nicht stabil und ändern sich ständig, sodass permanente Änderungen durchgeführt werden müssen.	Prozesse sind im Großen und Ganzen stabil und ändern sich mit der Zeit langsam und nur in einzelnen Features.
Auswertungsanforderungen	nicht regelmäßig und basierend auf wenigen Spalten und Zeilen	regelmäßige Auswertungen basierend auf vielen Datentöpfen und ständig neuen Daten
Historische Daten	Aktuelle Daten sind notwendig. Vergangene Daten werden nicht benötigt.	Alte Daten sollten behalten werden und dienen zukünftigen Auswertungen für die Entwicklung.
Komplexität	geringe Komplexität der Daten und der Inhalte, wenige Sheets mit Querverweisen	mittlere bis hohe Komplexität, wobei Daten und Eingaben sich gegenseitig bedingen und aufeinander zugreifen
Mehrstufige Prozesse	Prozesse sind einfach und erfordern maximal ein 4-Augen-Prinzip.	Prozessketten sollen abgebildet werden, bei denen Eingabe, Prüfung und Freigabe durch unterschiedliche Personengruppen erfolgen.
Automatisierung	hoher manueller Aufwand, der nicht immer gleich ist, da Daten oder Informationen sich schnell und ständig ändern	Automatisierung möglich, da der Großteil der Daten gleichbleibt und Arbeitsschritte sich immer gleich über einen längeren Zeitraum wiederholen

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Eine andere Herangehensweise, um zu bewerten, ob sich die Investition in eine Web-Applikation lohnt, ist, die Entwicklungskosten zu bestimmen und diese den positiven Effekten einer Automatisierung gegenüberzustellen.

Dies kann einfach bewerkstelligt werden, indem zuerst die Arbeitsschritte grob in einer Excel festgehalten werden und der Aufwand pro Person und Arbeitsschritt geschätzt wird. Je nach Anzahl der Personen kann dann definiert werden, wie hoch der Arbeitsaufwand hinsichtlich der Excel-Liste ist.

Danach werden all jene Arbeitsschritte gekennzeichnet, die nach einer Automatisierung entfallen sollten und die somit die Arbeitszeit verringern.

Mithilfe dieser Prozessskizze kann ein grobes Angebot für die Entwicklung einer App und die mtl. Kosten für den Betrieb eingeholt werden. Dimention kann Ihnen binnen einer Woche eine grobe Schätzung des Aufwands und der Kosten geben.

Schließlich können im letzten Schritt die Kosten für die Entwicklung und den Betrieb den Einsparungen durch die Applikation gegenübergestellt werden. Können deutliche Einsparungen erreicht werden bzw. kann die Bearbeitungskapazität vergrößert werden, lohnt sich eine Digitalisierung.

Dimention hilft Ihnen jederzeit gerne bei der Prüfung der Digitalisierungseffekte und auch bei der Konzeption sowie der Implementierung einer passenden Web-Applikation.

Kontaktieren Sie uns jederzeit. Wir beraten Sie gerne unverbindlich und kostenfrei.